Wozu überhaupt Database Publishing (Teil2)
Im ersten Teil von „Wozu überhaupt Database Publishing“ ging es um die Frage warum überhaupt noch in das Medium „Papier“ zu investieren. Der zweite Teil fasst die prinzipiellen Nutzen von Database Publishing Systemen zusammen.
Nutzen eines Database Publishing Projektes
- Aktualität der Print-Publikation
Time-to-market gehört sicher zu einer der wichtigsten Faktoren einer erfolgreichen Produktkommunikation. Ein simples Beispiel sind die Preisaktualisierungen bis kurz vor Druck. Dies kann sich aber auch auf den Tausch von kompletten Produkten beziehen, um auf Marktsituationen ad hoc zu reagieren; oder das Katalogsortiment für einen regionalen Markt zu optimieren. - Flexibilität
Database Publishing Systeme schaffen Freiräume, so dass andere Publishing Projekte schnell und einfach umgesetzt werden können. Häufig gibt es viele Ideen zu ergänzenden Print-Publikationen, die aus Zeitmangel nicht realisiert werden können. - Skalierbarkeit
Auch wenn der Print-Kanal die Rolle als Hauptkommunikationskanal verliert, bedeutet dies nicht, dass nicht weniger Seiten erstellt werden. Möglicherweise werden nicht mehr alle Seiten „gedruckt“ sondern als PDF Dokumente zur Verfügung gestellt. Treiber dieser Entwicklung sind beispielsweise Print-On Demand Anwendungen oder die Erstellung von neuen Sprachfassungen für kleinere Märkte, für die sich ein gedruckter Katalog nicht rechnet. Mit einer manuellen Produktion sind solche Szenarien überhaupt nicht umsetzbar. - Individualisierung
Die automatisierte Erstellungen von Sprachfassung ist ein Beispiel von Individualisierung. Die kundenindividuelle Erstellung von Print-Publikationen, z.B. der individuelle Kundenkatalog zu Vertriebszwecken, ist ein weiteres. Individualisierung wird aufgrund des immer stärker wachsenden Kommunikationsdrucks ein wesentlicher Faktor in der Kundenkommunikation. - Automatisierung
Die Automatisierung manueller Tätigkeiten ist die „Mutter“ aller Nutzenargumentationen eines Database Publishing Projektes. Typischerweise werden die Tätigkeiten zur Seitenerstellung und -aktualisierung minimiert.
Die Quantifizierung des Nutzens
Natürlich lässt sich die Rationalisierung einzelner Arbeitsschritte am besten quantifizieren. Dazu zählen der Seitenaufbau, die Aktualisierung von Seiteninhalten und Ausführen von Korrekturen und Änderungen. Dabei stellt sich die Frage, ob die Seitenerstellung inhouse oder extern durchgeführt werden soll. Ausgehend von einer manuellen Seitenfertigung sind Einsparungen im Bereich DTP von über 50% keine Seltenheit. Voraussetzung dafür ist eine entsprechend hohe Qualität der bereitgestellten Daten.
Bei Print-Publikationen mit hohem Änderungs- und Korrekturaufkommen liegen die Einsparungspotentiale im Bereich Änderungsmanagement. Dazu gehören die Reduktion der Korrekturschleifen und eine effiziente Systemunterstützung bei der Einarbeitung von Korrekturen und Änderungen. Häufig ist der Aufwand im Bereich der Korrekturen dreimal höher als der Aufwand der erstmaligen Seitenerstellung. Um die Kostenstruktur transparent zu gestalten, empfiehlt sich folgende Aufteilung in eine Vorher/Nachher-Betrachtung:
- Durchschnittlicher Aufwand für erstmalige Seitenerstellung
Mit wie viel Aufwand ist die Erstellung einer Seite verbunden? Häufig empfiehlt sich eine Aufteilung zwischen Neu- und Übernahmeseite - Durchschnittlicher Aufwand für einen Korrekturlauf pro Seite
Einarbeitung von Korrekturen, z.B. Text- und Bildänderungen - Durchschnittlicher Aufwand für einen Änderungslauf
Im Gegensatz zu einem Korrekturlauf wird dabei auch die inhaltliche Struktur einer Seite geändert, beispielsweise bei Produkttauschern. - Durchschnittlicher Aufwand für einen Aktualisierungslauf
Dies findet zum Beispiel für die Aktualisierung von Preisen Anwendung. Mit dem Einsatz von Database Publishing entfällt dieser Schritt komplett. - Print-spezifische Datenaufbereitungskosten
u.a. Bildbearbeitung, Seitenrepro und Druckdatenaufbereitung. Diese Kosten bleiben typischerweise unverändert. - Investitionskosten Database Publishing Lösung
Zusammenfassung
Es gibt eine einfache Faustregel, ab wann sich Database Publishing Systeme rechnen. Wenn mehr als 500 Seiten im Jahr publiziert werden (z.B. 100 Katalogseiten in 5 Sprachen), lohnt es sich, über umfangreiche Database Publishing Systeme nachzudenken, sollten die Daten in einer vernünftigen Qualität vorliegen. Bei geringeren Seitenvolumen ist häufig eine kleine Skriptlösung, welche die Standardfunktionen von Adobe InDesign erweitern, die wirtschaftlichere Lösung.
Möchten Sie mehr über den ROI Berechnung von Database Publishing, Cross Media Publishing oder PIM Projekten erfahren, nehmen Sie einfach Kontakt auf.
(Horst Huber)
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